Yök taloushallinto, kirjanpito, luvut ja data!

Paula Roima, KHT-tilintarkastaja 7.1.2019 / Linkki alkuperäiseen tekstiin.

Kuinka moni rakastaa lukujen analysointia, laskelmien tekoa ja tai niistä raportointia? Taloushallinto ja siihen välillisesti liittyvä raportointi nähdään monesti pakollisena pahana. Business on se, mihin halutaan keskittyä.

Mitä yhtiön luvut kertovat minulle? Todennäköisyyden, että yritys tulee ostetuksi. Omistajien ja johdon sitoutumisen kunnianhimoisiin tavoitteisiin. Yhtiön arvonluontikapasiteetin. Tunnen lukuisia menestyneitä yrittäjiä, yrityksiä ja johtajia. Kaikkia heitä yhdistää sama piirre: lukuja kunnioitetaan, niitä halutaan ymmärtää ja niiden perusteella toimitaan. Lukuihin suhtaudutaan jopa intohimoisesti. Lisäksi yrityksen taloushallintoa hoivataan kurinalaisesti. Kurinalaisuus talousasioissa ei tarkoita Roope Ankan kaltaista saituutta tai sitä, etteikö työnteko voi olla hauskaa. Päinvastoin; kannattava yritys on paikka, missä myös työntekijät viihtyvät.

Myönnän, luvut voivat olla hankalia. Eri tapahtumien, toimintojen ja päätösten väliset vuorovaikutussuhteet voivat olla hankalasti hahmotettavissa. Joskus analyyseissa ja laskelmissa on vaikea päästä alkuun. Voi joutua yhdistelemään eri lähteistä saatavaa tietoa sekä historiadataa ja ennusteita. Luvut ja kirjanpito eivät kuitenkaan ole salatiedettä, joka on tarkoitettu talousihmisille. Kuka tahansa voi oppia lukemaan ja luomaan lukuja tai leikkimään niillä.

Kerron nyt, mitä työni tilintarkastajana on opettanut luvuista ja niiden voimasta minulle.

1. Tilinpäätös on käyntikortti ja katsaus yrityksen luomaan arvoon. Yrityksen arvo muodostuu muun muassa sen omistamista varoista (tase), sen tulevaisuuden näkymistä (tilauskanta, asiakaskanta, sopimukset, brändi etc), inhimillisen pääoman määrästä (osaava ja sitoutunut henkilökunta) sekä sen tuottamista kassavirroista ja tuloksesta. Luvut antavat vahvaa näyttöä yhtiön arvosta. Vaikka tilinpäätös on menneisyyteen tuijottamista eikä välttämättä kerro yhtiön tulevasta menestyksestä, se on kuitenkin validoitu tarina siitä, kuinka yrityksellä meni kyseisenä tilikautena.

Tilinpäätöstiedot ovat pääsääntöisesti julkisia ja niitä käytetään laajamittaisesti hyväksi. Sidosryhmät, kuten potentiaaliset yhteistyökumppanit ja toimittajat, hakevat tilinpäätöstietoja omien päätöksiensä tueksi. Yhtiön näkymiä ja luotettavuutta arvioidaan tilinpäätöstietojen perusteella. Tilinpäätöksen laadinnassa on syytä asettaa rima korkealle. Huonosti hoidettu taloushallinto syö yhtiön arvoa.

2. Meillä kaikilla on arvokasta tietoa, johdon tehtävä on hyödyntää sitä. Luvut eivät ole vain toimitusjohtajan, talouspäällikön tai kirjanpitäjien juttu. Kaikkiin työtehtäviin liittyy mahdollisuus nähdä miten taloudelliset resurssit kuten käytetty aika, hankinnat ja investoinnit luovat arvoa tai epäonnistuvat arvon luomisessa. Taloudellinen data yhdistettynä käytännön työn antamaan näkemykseen antaa arvokasta tietoa siitä, mitä voisi tehdä paremmin. Pitää osata esittää kysymyksiä ja uskaltaa kuulla vastaukset. Hyvät esimiehet arvostavat alaisilta saatavaa näkemyksellistä tietoa.

3. Liittoudu lukujen kanssa. Hyödynnä lukuja motivoinnissa. Taloudellinen data on kiinnostavaa vain kun sitä jaetaan ymmärrettävässä muodossa. Annan haasteen toimitusjohtajalle, talousihmisille ja yhtiön johdolle – ihmisille, jotka yleensä esittelevät lukuja työntekijöille ja yhtiön muulle johdolle. Voiko lukujen kertoman tarinan esittää niin, että se lisää ymmärrystä yhtiön liiketoimintaan ja käyttämättömään potentiaaliin, vahvistaa työn merkityksellisyyden kokemusta tai vaikkapa sitoutumista yhtiön strategiaan?

Luvut, toteutuneet tai ennusteet, tulisi aina sitoa johonkin konkreettisempaan. Tehtyihin päätöksiin tai suunnitelmiin, unelmiin tai mahdollisuuksiin, yhteisiin onnistumisiin tai yllättäviin tappioihin. Tee luvuista inhimillisiä.

4. Digitalisoi talousdata. Mappien aika on armottomasti ohi. Taloushallinto on edelläkävijä digitaalisen datan hyödyntämisessä. Haasteeksi muodostuu sopivan sähköisen taloushallinto-ohjelmiston löytäminen ja se, tukeeko se raportointitarpeita vai tarvitaanko rinnalle muita raportointityökaluja. Joudumme vielä odottamaan superohjelmistoja, jotka vastaisivat kysymyksiin kuten ”oliko kone x hyvä investointi?” ja ”mikä yksikkö oli viime kuussa kannattamattomin ja miksi?”. Eli excel toimii edelleen ohjelmistojen rinnalla. Digitaalinen taloushallinto myös demokratisoi dataa eli mahdollistaa tiedon jakamisen ilman välikäsiä niille, jotka sitä tarvitsevat.

5. Budjetointi on tavoitteellisen liiketoiminnan kivijalka. Yrityksen pitää olla aika pieni ja kannattava, jotta se ei tarvitsisi taloudellista suunnitelmaa. Budjettien laatiminen on kieltämättä haastavaa nykymaailmassa. Talouden syklit vaihtuvat nopeasti, kilpailukentässä tapahtuu joskus nopeitakin muutoksia ja monimutkaisia vuorovaikutussuhteita voi olla vaikeaa ymmärtää. Budjetoinnin pitäisikin olla jatkuvaa ja sen toteuman seurantaan ja ymmärtämiseen varata riittävästi aikaa. Budjetti konkretisoi yrityksen tavoitteet (strategia) lukuina ja auttaa yhtiötä ponnistelemaan kohti asetettuja päämääriä. Budjetointi lisää kustannustietoisuutta ja auttaa näkemään kassavirtojen tuomat rajoitteet; mitkä suunnitelmat voidaan toteuttaa tänä vuonna, mitkä ensi vuonna.

6. Huonot luvut voivat johtaa epäonnistumiseen, jos lukuihin suhtaudutaan välinpitämättömästi tai vältellen. Kuinka moni konkurssi tai saneeraus olisi voitu välttää, mikäli yhtiön johto olisi riittävän ajoissa myöntänyt, ettei yhtiö pärjää kilpailussa tai laajentumistavoitteet ovat liian kunnianhimoiset? Huonoja lukuja pelätään. Taustalla vaikuttavat inhimilliset tunteet kuten epävarmuus, epäonnistumisen pelko, jopa häpeä. Voisiko ikävät luvut kohdata rohkeasti mutta lempeästi? Syyllisten etsinnän sijaan pitäisi keskittyä syiden ymmärtämiseen. Luottamus, avoimuus ja oppiminen ovat lukujen parhaita ystäviä. Luvut auttavat tekemään vaikeita päätöksiä. Joskus kelkkaa on mahdoton kääntää eikä mennyttä maailmaa ole enää. Pahinta, mitä voi tehdä, on tuhota yrityskulttuuri muutoksen keskellä, koska realiteeteista ei puhuta riittävän avoimesti ja kansankielisesti koko organisaatiossa.

7. Kassa, kassa ja vielä kerran kassa. Likviditeetin hallinta on epäilemättä yksi keskeisimpiä asioita yrityksen taloushallinnassa. Suurissa ja kannattavissakin yhtiöissä on seurattava kassavirtoja, koska tuotot ja menot eivät kohtaa ajallisesti toisiansa. Pienissä yrityksissä ongelmaksi muodostuu usein toiminnan syklisyys, vaihtelut eri tilikausien välisessä kannattavuudessa sekä esimerkiksi hitaasti maksavat asiakkaat. Joskus taas suuret suunnitelmat tai lihavat vuodet saattavat muodostua kohtalokkaiksi. Rakennetaan pilvilinna, joka ei houkuttelekaan riittävää määrää maksavia asiakkaita. Välillä on yksinkertaisesti laitettava jäitä hattuun; kaikkia investointeja ei voida tehdä kerralla. Likviditeetin hallinta on priorisointia ja riittävän puskurin ylläpitämistä.

8. Pilko luvut ymmärrettävälle tasolle. Opi luvuista. Monet lukuihin liittyvistä ahaa-elämyksistä syntyvät vasta kun taloudellista dataa tarkastellaan riittävän matalalla tasolla (esimerkiksi yksikkö-, asiakkuus-, projekti- tai tuotetasolla) tai selvästi korkeammalla tasolla (esimerkiksi konserni-, segmentti- ja maatasolla). Näkökulman vaihtaminen voi auttaa ymmärtämään, missä kannattava bisnes ja hyvä flow asuvat.

Lukuja voi käyttää myös oppimisen tukena. Esimerkiksi projektibisneksessä olisi tärkeää ymmärtää, miksi yksi projekti onnistui tai toinen epäonnistui. Epäonnistumiset eivät mene hukkaan, jos niitä otetaan opiksi ja virheitä ei toisteta. Lukujen hyödyntäminen liiketoiminnassa on taitolaji. Toisaalta vaaditaan sinnikkyyttä ja pitkäjänteisyyttä, koska investointien ja päätösten vaikutukset näkyvät luvuissa viiveellä. Toisaalta on oltava riittävästi rohkeutta myöntää, että jostakin on luovuttava, jotta uudelle ja kannattavammalle tekemiselle jäisi energiaa.

Yhtiöllä tulisi aina olla korkeampi ja jalompi tarkoitus kuin tuottaa rahaa omistajillensa. Merkityksellisyys saa työntekijät sitoutumaan yritykseen. Asiakkaan kokema arvo saa asiakkaan ostamaan. Luvut ovat kuitenkin jokaisen liiketoiminnan ytimessä. Ne auttavat ymmärtämään mennyttä ja tekemään parempia päätöksiä tulevaisuudessa. Hyödynnätkö jo lukujen potentiaalin täysimääräisesti työssäsi?